Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Smartia, société par actions simplifiée unipersonnelle, 678 avenue Pierre Sauvaigo, 06700 Saint-Laurent-du-Var, France, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Antibes sous le numéro 100 110 121, représentée par son président, Arnaud Plennevaux.
Pour toute question relative à vos données : contact@smartia-cs.fr ou privacy@smartia-cs.fr, ou par courrier à l’adresse du siège.
Smartia n’a pas désigné de délégué à la protection des données : son activité ne relève d’aucun des cas où cette désignation est obligatoire (article 37 du RGPD : autorité publique, suivi régulier et systématique à grande échelle, traitement à grande échelle de données sensibles). Les demandes sont traitées directement par le responsable du traitement.
Données traitées, finalités et bases légales
Nous ne collectons que les données utiles au service, directement auprès de vous ou produites par votre activité sur la plateforme. Aucune donnée n’est achetée ni croisée avec des sources externes ; aucune décision automatisée produisant des effets juridiques n’est prise à votre égard ; aucun profilage n’est réalisé. Les exercices reposent sur des données fictives : ne déposez pas d’informations confidentielles de tiers.
| Finalité | Données | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Créer et gérer votre compte, vous connecter | Nom, adresse e-mail, mot de passe (haché), fuseau horaire, sessions (adresse IP, navigateur), secret et codes de double authentification | Exécution du contrat (article 6.1.b) | Compte jamais confirmé : 30 jours. Compte confirmé : pendant la relation, puis anonymisation 3 ans après la dernière connexion, avec un e-mail d’avertissement 30 jours avant |
| Vous inscrire et suivre votre apprentissage | Inscriptions, progression, position de lecture, tentatives de quiz, devoirs remis et fichiers joints, corrections, questions et réponses, présences aux ateliers | Exécution du contrat (article 6.1.b) | Avec le compte : supprimées lors de son anonymisation ou de son effacement |
| Délivrer et vérifier vos certificats | Nom du titulaire, formation, version, date, numéro de vérification, choix de partage du nom | Exécution du contrat, puis intérêt légitime (preuve de la réussite, article 6.1.f) | 10 ans après la délivrance ; conservés anonymisés après l’effacement du compte, le numéro restant vérifiable |
| Traiter vos commandes, paiements, factures et remboursements | Commandes, montants, références de paiement Stripe, factures et avoirs, remboursements, demandes de rétractation, version des conditions acceptées et renonciation exprimée | Exécution du contrat et obligation légale (article 6.1.c ; Code de commerce, article L123-22) | 10 ans ; jamais effacés avec le compte |
| Vous envoyer les e-mails de service | Adresse e-mail, contenu des notifications (confirmation, paiement, corrections, ateliers, certificat, avertissement avant anonymisation) | Exécution du contrat (article 6.1.b) | Avec le compte ; notifications lues supprimées après 180 jours |
| Vous envoyer les nouveautés Smartia Academy | Adresse e-mail, choix d’abonnement et sa date | Consentement (article 6.1.a), retirable à tout moment | Jusqu’au retrait du consentement ou à la fin du compte ; preuve du consentement 5 ans après son retrait ou la fin de la relation |
| Sécuriser le service et tracer les actions sensibles | Journal de sécurité (connexions, réinitialisations, adresse IP, navigateur), journal d’audit des actions d’administration, compteurs de limitation de débit | Intérêt légitime (sécurité, article 6.1.f) et obligation légale (traçabilité des opérations) | Événements de sécurité : 1 an. Journal d’audit : 5 ans |
| Répondre à votre demande de formation sur mesure | Pour qui, sujet et objectifs, outils utilisés, nombre de personnes, format, période, budget indicatif, nom, adresse e-mail, société, téléphone et message s’ils sont donnés, date de l’accord, compte s’il y en a un | Mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b) | 3 ans après notre dernier échange sur la demande, puis suppression |
| Répondre à vos demandes relatives à vos données | Demande d’export ou d’effacement, date, résultat, fichier d’export | Obligation légale (articles 15 à 22 du RGPD) | Fichier d’export : 7 jours. Trace de la demande : 5 ans |
Le consentement n’est jamais utilisé comme base pour faire fonctionner votre compte ou exécuter le contrat. L’option « nouveautés » est décochée par défaut, distincte des e-mails de service, et retirable à tout moment depuis « Mon compte » ou par e-mail.
Les formateurs affectés à votre formation ou à votre cohorte voient votre progression, vos travaux et vos questions pour vous accompagner. Ils ne voient ni vos commandes, ni vos autres formations, ni les notes internes d’un autre formateur.
Durées de conservation
Les durées suivent les recommandations de la CNIL : une donnée est conservée le temps de la finalité qui la justifie, puis supprimée ou anonymisée par des purges automatiques. Les pièces que la loi impose de garder (comptabilité, preuves contractuelles) sont séparées des données d’apprentissage et rattachées à un compte anonymisé lorsque celui-ci est effacé.
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte jamais confirmé | Supprimé 30 jours après sa création |
| Compte confirmé | Conservé pendant la relation, puis anonymisé 3 ans après la dernière connexion ; un e-mail d’avertissement est envoyé 30 jours avant, et une simple connexion suffit à conserver le compte |
| Données pédagogiques (progression, tentatives, devoirs remis, questions) | Avec le compte |
| Certificats | 10 ans après la délivrance ; conservés anonymisés après l’effacement du compte (le numéro reste vérifiable) |
| Commandes, paiements, factures, avoirs, remboursements | 10 ans (Code de commerce, article L123-22) ; jamais effacés avec le compte |
| Preuves de consentement (conditions, renonciation au droit de rétractation, nouveautés) | 5 ans après leur retrait ou la fin de la relation |
| Journal d’audit des actions d’administration | 5 ans |
| Événements de sécurité (connexions, réinitialisations) | 1 an |
| Notifications lues | 180 jours |
| Exports de données | 7 jours |
| Demandes de formation sur mesure | 3 ans après le dernier échange sur la demande |
| Fichiers remis dans les devoirs | Avec le compte |
| Fichiers de ressources d’une formation | Avec la formation |
Lorsque vous demandez la suppression de votre compte, votre profil est anonymisé et vos données d’apprentissage sont effacées ; vos commandes, factures et preuves de consentement restent conservées pendant la durée légale, et vos certificats restent vérifiables par leur numéro, sans votre nom ni votre adresse e-mail.
Destinataires et sous-traitants
Vos données sont traitées par Smartia et par les sous-traitants nécessaires au service, liés par un contrat de traitement conforme à l’article 28 du RGPD :
- Hébergement de l’application, de la base de données et des fichiers : Hostinger International Limited, 61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Chypre (Union européenne), hébergeur prévu pour l’ouverture, avec un centre de données situé dans l’Union européenne [à confirmer au déploiement : entité et centre de données retenus]. En environnement de développement, les données restent sur la machine de Smartia.
- Paiement : Stripe Payments Europe Ltd (Irlande), qui reçoit les données nécessaires au paiement et aux remboursements (identité, adresse e-mail, montant, référence de commande). Stripe est responsable de ses propres traitements de lutte contre la fraude et peut transférer des données vers Stripe Inc. (États-Unis) dans le cadre de garanties appropriées (clauses contractuelles types). Smartia ne reçoit jamais votre numéro de carte.
- Envoi des e-mails de service : [à désigner par Smartia avant l’ouverture : prestataire d’envoi établi dans l’Union européenne]. En environnement de développement, les e-mails ne quittent pas la machine.
Nous ne vendons ni ne louons vos données. Elles ne sont transmises à aucun service d’intelligence artificielle externe, à aucun réseau publicitaire ni à aucun outil d’analyse d’audience. Elles peuvent être communiquées aux autorités lorsque la loi l’impose, et à l’expert-comptable de Smartia pour les pièces comptables.
Vos droits et leur exercice
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment pour les nouveautés, sans que cela remette en cause les traitements passés.
- Depuis votre compte : « Mon compte » permet de corriger votre nom, votre fuseau horaire et vos préférences, et de fermer vos sessions ; la rubrique Mes données permet de demander une copie de vos données (fichier téléchargeable pendant 7 jours) ou la suppression de votre compte. Chaque demande est enregistrée et vous recevez une confirmation.
- Par e-mail : contact@smartia-cs.fr ou privacy@smartia-cs.fr, depuis l’adresse de votre compte. Nous pouvons vous demander un élément de vérification si un doute existe sur votre identité.
- Par courrier : Smartia, 678 avenue Pierre Sauvaigo, 06700 Saint-Laurent-du-Var, France.
Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe ou nombreuse ; nous vous en informons alors. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.
Sécurité
- Connexions chiffrées (HTTPS) en production ; mots de passe hachés, jamais stockés en clair.
- Liens de confirmation et de réinitialisation à durée limitée et à usage unique ; limitation du nombre de tentatives de connexion.
- Double authentification obligatoire pour les comptes formateur et administrateur ; journal des actions d’administration.
- Contrôle des droits côté serveur pour chaque donnée : un formateur ne voit que ses apprenants, un apprenant que ses propres inscriptions.
- Fichiers déposés placés en quarantaine et contrôlés avant d’être servis ; stockage privé, non accessible publiquement ; sauvegardes chiffrées.
- En cas de violation de données susceptible de créer un risque pour vous, Smartia vous en informe et notifie la CNIL dans les 72 heures (articles 33 et 34 du RGPD).
Modifications de cette politique
Toute modification porte une nouvelle date de version, affichée en haut de cette page. Lorsqu’un changement concerne les finalités, les durées ou vos droits, nous vous en informons par e-mail ou dans votre espace avant son entrée en vigueur.